Cotisations et participations
Indiquez les membres concernés, le montant attendu et la répartition choisie afin de voir ce qui est déclaré, validé ou encore attendu.
Associations et collectifs
Gérer le budget et les paiements d'une association sans perdre le fil
La réponse courte : créez un groupe pour l'association, un projet par objectif ou dépense, puis centralisez les montants attendus, paiements déclarés, justificatifs, validations et échéances. Chaque responsable retrouve ainsi le même état de suivi, sans tableur envoyé en plusieurs versions.
Une limite importanteGestion ne collecte ni ne détient l'argent. Les virements, chèques et espèces restent gérés hors de l'application ; Gestion sert à déclarer, justifier, valider et rapprocher ces opérations.
Ce que l'association peut suivre au même endroit
Le produit rassemble les informations utiles au pilotage quotidien, sans se présenter comme un compte bancaire ni remplacer la comptabilité officielle.
Projets et objectifs
Suivez séparément un événement, un achat de matériel, un déplacement ou une action collective avec son budget et ses participants.
Justificatifs
Associez une pièce au paiement déclaré lorsque cela est utile, puis conservez la décision de validation ou de refus dans le suivi.
Échéances et relances
Ajoutez les dates importantes et utilisez les fonctions de rappel pour limiter les suivis dispersés entre messages et feuilles de calcul.
Documents du projet
Réunissez devis, factures, reçus et comptes rendus dans le contexte du projet concerné, avec leurs statuts.
Synthèses et exports
Préparez un point partagé à partir des vues et exports disponibles selon le contexte, notamment en PDF ou CSV.
Un parcours en quatre étapes
Le principe reste lisible pour le bureau comme pour les membres.
Créer le groupe
Nommez l'association ou le collectif, ajoutez les responsables et invitez les membres qui doivent consulter ou déclarer une participation.
Définir le projet
Précisez l'objectif, les participants et la répartition : parts égales, montants personnalisés ou pourcentages selon le besoin réel.
Déclarer puis vérifier
Le membre enregistre son paiement et ajoute une pièce si nécessaire. Un responsable le valide ou le refuse avant son intégration au suivi.
Partager l'état
Consultez l'avancement, les écarts et l'équilibre, puis utilisez une synthèse ou un export pour une réunion ou une assemblée générale.
Registre de suivi, banque et comptabilité : trois rôles différents
Cette distinction évite d'attendre de Gestion une fonction qu'il ne fournit pas.
| Outil | Rôle | Dans Gestion |
|---|---|---|
| Banque ou moyen de paiement | Exécuter et conserver les mouvements financiers réels. | Non : aucun fonds, IBAN ou numéro de carte n'est géré par l'application. |
| Comptabilité de l'association | Tenir les comptes et produire les documents requis selon la situation de l'association. | Non : les synthèses de Gestion peuvent aider au rapprochement, mais ne remplacent pas la comptabilité. |
| Gestion by Belentia | Coordonner qui participe, ce qui a été déclaré, justifié et validé. | Oui : groupes, projets, répartitions, pièces, échéances, journal et exports disponibles. |
Questions fréquentes
Des réponses directes sur le périmètre réel de l'outil.
Gestion encaisse-t-il les cotisations de l'association ?
Non. Gestion ne collecte ni ne détient l'argent. Les virements, chèques ou espèces restent traités hors de l'application ; les membres déclarent ensuite leurs paiements pour qu'un responsable les vérifie.
Peut-on joindre un justificatif à un paiement ?
Oui. Un membre peut joindre une pièce au paiement déclaré. Le responsable du groupe peut ensuite valider ou refuser l'entrée, et l'action reste tracée.
Peut-on suivre plusieurs projets d'association ?
Oui, chaque dépense commune ou objectif peut devenir un projet : événement, achat de matériel, déplacement ou action collective. Les limites de projets ouverts dépendent du plan utilisé.
Comment partager l'état des comptes ?
Les vues de synthèse et les exports disponibles selon le contexte permettent de préparer un point de trésorerie, une réunion ou une assemblée générale. Ils complètent vos documents comptables sans les remplacer.
Créer un premier suivi d'association
Le plan gratuit permet de démarrer avec un groupe, jusqu'à 5 membres et 3 projets ouverts simultanément, sans carte bancaire.
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